biến thời gian thành trợ thủ đắc lực
Trong các bài trước, chúng ta được tìm hiểu về ưu tiên và mục tiêu của cuộc sống, những khát khao cần có thời gian mới thực hiện được. Và lập thời gian biểu là cách biến những ước mơ đó thành hành động.
Lập kế hoạch là quá trình nhìn vào khối lượng thời gian hiện tại và tìm ra cách sử dụng hợp lý để đạt tới mục tiêu. Nếu có một thời gian biểu hợp lý, bạn sẽ có khả năng:
- Hiểu được mình có thể làm được gì trong khoảng thời gian đó.
- Lên kế hoạch sử dụng thời gian tốt nhất.
- Siết thời gian đủ để làm việc
- Dành ra một ít thời gian dự phòng đề phòng những sự việc “bất ngờ”.
- Giảm thiểu căng thẳng bằng cánh không hứa hẹn hoặc cam kết quá nhiều.
Với một thời gian biểu chu toàn và chi tiết, bạn sẽ dễ dàng quản lý nhiệm vụ được giao mà vẫn có thời gian làm việc riêng. Đó cũng là một vũ khí quan trọng giúp bạn tránh khỏi bị quá tải trong công việc.
Làm sao sử dụng công cụ này?
Bạn nên lập thời gian biểu thường xuyên, có thể là mỗi tuần theo các bước sau đây:
1. Ước lượng thời gian dành để làm việc. Khoảng thời gian này không nhất thiết phải cố định mà sẽ phụ thuộc vào khối lượng công việc và mục tiêu cá nhân của bạn.
2. Sau đó, xác định những hành động cần phải làm để hoàn thành công việc tốt nhất.
Ví dụ, nếu công việc của bạn là quản lý người khác, trong thời gian biểu của bạn phải có thời gian dành cho việc huấn luyện, kiểm tra và giải quyết vấn đề. Tương tự, bạn cũng phải dành thời gian để giao tiếp với sếp và đồng nghiệp xung quanh nữa (Bạn có thể hạn chế tiếp xúc với đồng nghiệp trong thời gian ngắn, nhưng cần phải chủ động thu xếp thời gian trong thời gian biểu để gặp gỡ và giao tiếp với những người quan trọng).
3. Xem lại “Danh sách việc cần làm”, lập thời gian biểu cho những hoạt động cần được ưu tiên hàng đầu và các công việc cần thiết khác.
4. Tiếp theo, “để dành ra” một ít thời gian rảnh trong bảng biểu thời gian của bạn. Thông thường, càng có nhiều việc không tên và không rõ ràng, bạn càng cần nhiều thời gian “để dành” kiểu này. Thực tế trong công việc người ta gọi đó là thời gian bị gián đoạn: Nghiên cứu chỉ ra rằng các nhà quản lý trung bình dành ít nhất 6 phút cho mỗi công việc gián đoạn.
Rõ ràng, bạn chẳng thể nào biết khi nào mình sẽ bị gián đoạn. Tuy nhiên, khi tạo ra thời gian trống trong thời gian biểu, bạn sẽ dễ dàng sắp xếp lại thời khóa biểu để phản ứng hiệu quả với những vấn đề cấp bách.
5. Bây giờ, cái còn lại trong thời gian biểu của bạn là “thời gian tự do”, khoảng thời gian có thể thực hiện các công việc ưu tiên và mục tiêu cá nhân. Bạn nên xem lại ‘Danh sách việc cần làm” có sẵn các mục tiêu cá nhân đã được ưu tiên, đánh giá thời gian cần thiết để hoàn thành các công việc này và sắp xếp thời gian hoàn thành.
Ngay khi làm xong bước 5, bạn sẽ thấy mình còn rất ít hoặc đôi khi chẳng còn chút thời gian thảnh thơi nào. Nếu vậy, hãy xem lại cách giả định thời gian đã làm ở bước 1. Hỏi xem nên giữ lại việc nào, bỏ việc nào, trì hoãn việc nào.
Hãy nhớ rằng điều quan trọng nhất của những người thành công là ở chỗ họ biết cách tối đa hóa “đòn bẩy” thời gian. Họ tăng thời gian làm việc bằng cách phân chia công việc cho người khác, sử dụng tiền để thuê ngoài xử lý các công việc quan trọng, sử dụng công nghệ tự động cho công việc. Tất cả khiến họ vừa làm việc có năng suất vừa dễ dàng đạt được mục tiêu đề ra.
Đồng thời, hãy sử dụng công cụ này để coi lại “Danh sách việc cần làm” và “Mục tiêu cá nhân” xem thử mục tiêu đó có thể hoàn thành với thời gian đó không? Bạn có đang làm quá nhiều nghĩa vụ linh tinh khác không? Có phải bạn đang quan trọng hóa vấn đề lên không?.
Nếu bạn vẫn thấy bị giới hạn về thời gian dư dả, có lẽ bạn nên xem lại khối lượng công việc. Với một bản kế hoạch chi tiết và toàn diện, bạn có thể sớm tìm ra giải pháp thôi.
Điểm cốt lõi:
Thời gian biểu là quy trình sắp xếp và sử dụng thời gian hiệu quả để giảm thiểu căng thẳng, tăng cường hiệu quả làm việc. Đó cũng là một trong những công cụ quản lý thời gian hiệu quả nhất dành cho những ai muốn quản lý thời gian của mình.
Để lập thời gian biểu, bạn có thể dùng nhật ký, lịch, hồ sơ, PFA hoặc phần mềm quản lý MS Outlook, tùy thích.
Lập thời gian biểu là một quá trình gồm 5 bước:
1. Nhận diện tổng thời gian đang có.
2. Phỏng tỏa những công việc phải làm.
3. Lập thời gian biểu theo ưu tiên gấp gáp và các hoạt động thường nhật.
4. Phong tỏa thời gian dư dả để dự trữ cho các hoạt động.
5. Trong khoảng thời gian còn lại, lập kế hoạch cho những hành động gắn liền với việc đạt được mục tiêu cá nhân và ưu tiên.
Nếu sau khi lập thời gian biểu mà không thấy còn dư chút thời gian nào, hãy xem lại các bước ở trên để phân chia lại thời gian cho chính xác.
Thời gian biểu hiệu quả chỉ là một trong những công cụ đã được đề cập ở bài “Sử dụng thời gian thành công”.
15 phút sưu tầm và biên tập.



Học học và học, thế nhưng dường như lúc nào Teens cũng cảm thấy thiếu thời gian kinh khủng. Nhiều khi Teens ước một ngày không chỉ có 24h để có thể đủ thời gian học tập, giải trí và làm cả những điều mình yêu thích nữa. Hãy phân bố thời gian hợp lí để không cuống khi học tập nhé!

1. List “đầu việc” trong ngày.

Hãy sắp xếp các việc cần làm trong ngày theo thứ tự ưu tiên. Nếu cẩn thận, Teens có thể ghi ra giấy để theo dõi và tiện tick. Tuy nhiên chúng mình hoàn toàn có thể tự sắp xếp “trong trí óc” nếu việc không quá nhiều! Hãy rà soát các đầu việc lớn cần làm và chia khoảng thời gian cho nó thật hợp lí!

Hãy biết cách xen kẽ thời gian vừa học vừa thư giãn, không nên chỉ có học liên miên. Mỗi bài học hãy chia thời gian thật khít để tránh tình trạng học dông dài, học mãi, rồi vừa học vừa uể oải.

2. Tận dụng thời gian rỗi.

Chẳng hạn bạn có thể đọc sách khi đi xe buýt đến trường. Như vậy là bạn đã dùng một mũi tên mà bắn trúng hai đích rồi đấy.

Khi giúp mẹ làm việc vặt trong nhà, hãy thử nhẩm lại bài xem, hay cố nhớ lại công thức toán học, một từ mới tiếng Anh mình vừa học. Như thế sẽ giúp Teens đỡ lãng phí thời gian đấy!

Kế hoạch dựng trại cô ủy nhiệm cho Teens, tại sao mình không tranh thủ nghĩ vào lúc này để xin ý kiến mọi người nhỉ! Nó sẽ không hề làm mất thời gian học tập của bạn đâu!

3. Hãy nói "không”!

Hôm nay có một bộ phim Teen cực kết, mà mai lại có bài kiểm tra 15’. Teen chần chừ, đắn đo: Chỉ là 15 phút thôi mà, điểm thấp sẽ gỡ gạc lại sau. Nhưng hãy biết cách nói “không” đúng lúc nhé! Xem nhiều sẽ tạo cho chúng mình một thói quen không tốt chút nào cả. Hơn nữa đấy lại là thói quen khiến nhiều người càng ngày càng mất tự chủ, tự buông thả mình.

Cố gắng tập trung học bài, dù đó là bài 15 phút hay 1 tiết. Khi nào cảm thấy hoàn toàn tự tin, không sợ bất kì một câu hỏi nào trong bài kiểm tra sắp tới thì Teens hãy xem ti vi nhé!

4. Thời điểm thăng hoa

Có nhiều bạn chỉ thực sự tỉnh táo và giải quyết tốt các bài tập vào lúc tối muộn. Teens hãy tự xác định cho mình một thời điểm vàng nhé! Nó sẽ giúp chúng mình học vào, sáng suốt giải quyết tất cả các bài tập.

Còn thời gian khác, mình có thể đọc SGK, xem lại một lượt tất cả các bài ọc trong ngày để nắm được sơ bộ tình hình chung nhé! Như thế khi đi vào học chi tiết sẽ rất thuận lợi.

5. Không quên ôn lại!

Hãy dành ra 5, 10 phút sau mỗi bài học để rà soát lại toàn bộ hệ thống mình đã học nhé! Teen sẽ nắm được bài học một cách logic và tìm được mối liên quan giữa các bài. Mỗi ngày ôn một chút ít, đến khi có bài kiểm tra học kì, việc học lại của Teens sẽ trở nên dễ dàng!

6. Ngủ sâu!


Goodnight! ^^
Đừng cố thức khuya để làm xong việc gì đó. Thiếu ngủ thường xuyên chỉ khiến Teen thêm mệt mỏi và làm việc kém hiệu quả. Tuy nhiên nhiều Teen chỉ làm được việc khi đêm muộn, thế thì chúng mình hãy ngủ bù nhé! Hãy đảm bảo đủ thời gian nghỉ ngơi để bộ não không phải làm việc quá căng thẳng.

7. Cho mọi người biết thời gian biểu của bạn

Hãy thông báo thời gian biểu của mình cho mọi người, đặc biệt là người thân trong gia đình. Điều ấy sẽ tạo điều kiện để mọi người giúp bạn bố trí thời gian. Ví dụ như thời gian ăn trưa, ăn tối, thời gian làm việc gia đình… Nếu chúng mình không có phòng riêng thì nhìn vào thời gian biểu của Teens, mọi người sẽ chú ý trật tự, tạo mọi điều kiện thuận lợi cho Teen học.

Nếu những cú điện thoại cứ làm phiền bạn. Hãy nói với bạn bè là bạn chỉ có thể nhận điện thoại từ 7 đến 8 giờ tối. Điều này nghe có vẻ nhỏ nhặt nhưng lại rất có ích đấy.

8. Mục tiêu vừa sức

Đừng quá tham vọng là những công việc quá sức, khiến Teen mệt mỏi. Ví dụ vừa đi học, vừa viết báo. Nếu nó thực sự không ảnh hưởng đến thời gian học tập của Teen thì hãy nên làm. Chứ đừng vì dành thời gian làm thêm hay tổ chức các hoạt động mà Teen vắt chân lên cổ rồi vẫn học hành sa sút.

Một điều nữa là cũng không nên lo lắng thái quá khi sắp đến một kì thi quan trọng. Thay vì ngồi lo lắng, bối rối, hãy bắt tay vào học tập luôn đi nhé!

Vị Hoàng - Hocmai.vn
ng người thành đạt làm chủ thời gian bằng cách sắp xếp ưu tiên công việc. Vì chúng ta ai cũng có 24 giờ một ngày, bạn phải ưu tiên những việc giúp ta tiến gần đến mục tiêu. Những việc này sẽ giúp bạn đạt được mục tiêu và thành công hơn trong mọi lĩnh vực cuộc sống.
Những người bình thường không biết được điều này, do đó họ thường ưu tiên làm những việc không đưa họ đến đâu cả. Họ tốn 24 giờ cho những công việc không hợp lý. Họ tập trung làm những việc nhỏ nhặt như đi chơi, đi xem ca nhạc hoặc không làm việc gì cả.
Để hiểu được sự khác nhau trong việc sử dụng thời gian mỗi ngày của chúng ta, bạn hãy xem xét bảng thông tin dưới đây.
CHÚNG TA SỬ DỤNG THỜI GIAN NHƯ THẾ NÀO?
Khẩn cấp Không khẩn cấp
Hướng đến mục tiêu U1
• Làm bài tập về nhà
• Chuẩn bị cho bài kiểm tra đột xuất
• Hoàn tất những dự án khẩn cấp U2
• Đọc sách trước giờ học
• Tạo Sơ Đồ Tư Duy
• Chuẩn bị bài thi từ sớm
• Tập thể dục mỗi ngày
• Tập chạy maratông
Không hướng đến mục tiêu U3
• Các công việc làm gián đoạn giữa chừng
• Trả lời tin nhắn
• Theo dõi chương trình tivi
• Trả lời thư điện tử U4
• Lướt mạng, xem tivi
• Lười biếng cả ngày
• Đi chơi
• “Nấu cháo” điện thoại
Trong bảng thông tin trên, theo hàng ngang là những hoạt động hướng đến mục tiêu (giúp chúng ta thành công) và không hướng đến mục tiêu (không giúp chúng ta thành công). Một số hoạt động không hướng mục tiêu cũng cần thiết vì chúng ta sẽ kiệt sức nếu chỉ tập trung vào những hoạt động hướng đến mục tiêu. Đôi khi chúng ta cần thư giãn, xem tivi để giảm bớt căng thẳng trong công việc. Tuy nhiên, quá nhiều thời gian dành cho những hoạt động không hướng đến mục tiêu là sự lãng phí rất lớn.
Bên cạnh đó, theo hàng dọc, chúng ta phân loại những việc khẩn cấp cần hành động ngay và những việc không khẩn cấp có thể trì hoãn. Kết hợp hàng dọc và hàng ngang, chúng ta thấy rằng có bốn cách chúng ta sử dụng thời gian: (U1) Hành động khẩn cấp hướng đến mục tiêu, (U2) Hành động không khẩn cấp hướng đến mục tiêu, (U3) Hành động khẩn cấp không hướng đến mục tiêu, (U4) Hành động không khẩn cấp không hướng đến mục tiêu. Chúng ta hãy cùng thảo luận về từng cách.
(U1) HÀNH ĐỘNG KHẨN CẤP HƯỚNG ĐẾN MỤC TIÊU
Tất cả chúng ta đều dành thời gian làm những việc khẩn cấp hướng đến mục tiêu. Những việc này rất quan trọng cần chúng ta hành động ngay tức khắc. Chúng bao gồm làm bài tập về nhà cho ngày hôm sau, gấp rút hoàn thành một bài thuyết trình trên lớp, chuẩn bị cho bài kiểm tra hoặc dạy em làm bài tập về nhà. Dạng việc này được xếp loại Ưu tiên 1 (U1) do tính chất quan trọng khẩn cấp của nó. Đây là những việc đầu tiên trong ngày chiếm thời gian của chúng ta.
Một số công việc dạng này cực kỳ khẩn cấp như chăm sóc cha mẹ ốm hoặc chuẩn bị cho bài kiểm tra đột xuất ngày mai. Tuy nhiên, rất nhiều công việc khẩn cấp hướng đến mục tiêu lại được tạo ra do sự lười biếng của chúng ta. Khi chúng ta liên tục trì hoãn việc làm bài tập, không chuẩn bị bài thuyết trình, lười biếng không ôn bài đến khi cận ngày thi, chúng ta buộc phải hành động khẩn cấp khi không còn thời gian. Nếu chúng ta làm những việc đó sớm hơn thì đâu phải làm gấp rút vào phút cuối.
Những việc khẩn cấp hướng đến mục tiêu này khiến chúng ta cực kỳ căng thẳng dẫn đến kết quả không như ý. Ôn bài gấp rút cho bài kiểm tra khiến điểm số tệ hơn nhiều so với khi bạn chuẩn bị bài từ sớm.
Nếu bạn nhận thấy bạn dành nhiều thời gian cho những việc như thế này, rất có thể bạn là loại người lười biếng hoặc “nước đến chân mới nhảy”. Chúng ta nên cố gắng giảm thời gian cho những việc U1 bằng cách lên kế hoạch và sắp xếp công việc hợp lý. Chúng ta nên dành nhiều thời gian hơn làm những việc hướng đến mục tiêu khi chúng vẫn chưa khẩn cấp (U2).
(U2) HÀNH ĐỘNG KHÔNG KHẨN CẤP HƯỚNG ĐẾN MỤC TIÊU
Mặc dù đây là cách sử dụng hầu hết thời gian của những người thành công, nhiều người trong chúng ta lại không sử dụng thời gian theo cách này. Những việc không khẩn cấp hướng đến mục tiêu là những việc quan trọng để đạt đến mục tiêu nhưng chúng ta không cần phải hành động tức thì. Những việc này bao gồm ôn bài thi sớm, bắt tay vào làm những đề án được giao ngay lập tức, lập Sơ Đồ Tư Duy trước khi nghe thầy giảng, lên thời gian biểu, tập thể dục buổi sáng, v.v…
Dạng việc này được xếp loại Ưu tiên 2 (U2). Một khi bạn đã hoàn tất các việc U1, bạn phải dành thời gian làm những việc U2. Mặc dù những việc này không khẩn cấp, bạn vẫn phải làm ngay để đạt hiệu quả cao và thành công. Đáng tiếc, đa số học sinh bỏ qua những việc này vì chúng có vẻ không khẩn cấp. Thay vào đó, họ lại dành thời gian làm những việc U3. Bạn sẽ thấy rằng những việc U3 tuy có vẻ khẩn cấp nhưng thật ra chỉ làm lãng phí thời gian của bạn.

Những học sinh dành hầu hết thời gian làm những việc U2 là những học sinh biết cách đầu tư thời gian và lên kế hoạch trước. Tương tự như những nhà đầu tư nhạy bén, những học sinh này đầu tư thời gian vào những việc rất quan trọng đối với họ về lâu dài. Kết quả là họ sẽ gặt hái được những thành quả tốt đẹp trong tương lai. Bạn phải lên kế hoạch dành nhiều thời gian cho những việc này.
(U3) HÀNH ĐỘNG KHẨN CẤP KHÔNG HƯỚNG ĐẾN MỤC TIÊU
Những việc khẩn cấp không hướng đến mục tiêu là những việc có vẻ quan trọng cần hoàn tất ngay tức khắc. Tuy nhiên, những việc này thật ra không quan trọng gì cả vì chúng không giúp bạn thành công. Chúng bao gồm trả lời tin nhắn, nói chuyện điện thoại, đi xem phim mới, xem chương trình tivi ưa thích, v.v… Những việc U3 này chỉ nên làm khi bạn đã hoàn tất tất cả các việc U1 và U2 của bạn.
Nhiều học sinh nhận thấy rằng mình làm rất nhiều việc U3. Bởi thế, họ cảm thấy rất bận rộn mà không bao giờ đạt kết quả tốt. Những người dành nhiều thời gian cho việc U3 là những người dễ bị phân tâm bởi mọi thứ xung quanh.

Bạn phải hướng tới việc giảm thiểu thời gian vào những việc này bằng cách học cách né tránh áp lực từ bạn bè và từ chối những hoạt động không giúp bạn đạt được mục tiêu. Mặc dù một số bạn bè có thể sẽ cảm thấy bạn không hòa đồng, họ sẽ nể phục bạn trong tương lai sau này.
(U4) HÀNH ĐỘNG KHÔNG KHẨN CẤP KHÔNG HƯỚNG ĐẾN MỤC TIÊU
Loại việc cuối cùng này chỉ dành cho những người lười biếng. Những việc này bao gồm ngủ quá nhiều, xem tivi quá mức, lướt mạng vô tội vạ, ăn không ngồi rồi.
Mặc dù đôi khi làm một số việc U4 rất thú vị, những việc này phải được xếp cuối cùng trong bảng ưu tiên công việc của chúng ta. Bạn chỉ nên nghĩ đến chúng sau khi đã hoàn tất mọi việc U1, U2 và U3. Nếu không, chúng sẽ giết chết tương lai của bạn.
Nếu bạn thấy rằng bạn dành nhiều thời gian cho những việc U4, bạn phải bắt đầu thay đổi cách sống ngay bây giờ hoặc là cuộc sống của bạn sẽ rất bất hạnh.
LÀM THẾ NÀO ĐỂ ƯU TIÊN THỜI GIAN?
Nếu chúng ta có thể sử dụng thời gian theo bốn cách, chúng ta cần phải phân chia thời gian như thế nào cho từng loại việc?
Đối với hầu hết các học sinh trung bình, họ có khuynh hướng tập trung vào những việc khẩn cấp rất nhiều vì họ có quá nhiều việc loại này do tính lười biếng và thích trì hoãn. Họ sẽ làm những việc U1 và U3. Thời gian còn lại, thường là rất ít, sẽ được dành cho những việc ít khẩn cấp như U2 và U4.
Học sinh trung bình làm việc theo thứ tự dưới đây.
Ưu Tiên Thời Gian Hoạt Động

U1:
U3:
U4:
U2:

50%
30%
15%
5%
Làm bài tập nộp gấp ngày mai, việc khẩn cấp
Kiểm tra thư điện tử, trả lời điện thoại, nhắn tin, v.v….
Ăn không ngồi rồi, xem tivi, lướt mạng, v.v…
Chuẩn bị ôn thi sớm, lập Sơ Đồ Tư Duy, v.v…

Kết quả là họ luôn cảm thấy quá bận rộn, đầu óc luôn căng thẳng, làm việc kém hiệu quả và nhận những kết quả tệ hại.
Thay vào đó, bạn nên ưu tiên thời gian theo cách sau. Đầu tiên, lên kế hoạch thực hiện tất cả những việc U1 của bạn. Sau khi có kế hoạch hợp lý, bạn có thể giảm thiểu tối đa thời gian vào những việc này. Kế tiếp, lên kế hoạch dành thật nhiều thời gian vào những việc U2. Mặc dù những việc này không khẩn cấp, bạn phải tự động viên bản thân làm những việc này mỗi ngày. Thời gian còn lại có thể dành cho những việc không hướng đến mục tiêu như U3 và U4.
Những học sinh giỏi làm việc theo thứ tự dưới đây.
Ưu Tiên Thời Gian Hoạt Động

U1:
U2:
U3:
U4:

20%
60%
15%
5%
Làm bài tập nộp gấp ngày mai, việc khẩn cấp
Chuẩn bị ôn thi sớm, lập Sơ Đồ Tư Duy, v.v…
Kiểm tra thư điện tử, trả lời điện thoại, nhắn tin, v.v….
Ăn không ngồi rồi, xem tivi, lướt mạng, v.v…